Charte CGéo

CERCLE DE GÉOGRAPHIE ET GÉOLOGIE ASBL
de l’Université Libre de Bruxelles

L’enseignement de l’Université a pour principe le libre examen
(art. Ier des Statuts de l’ULB)

Règlement d’ordre intérieur du Cercle de Géographie et Géologie

Du 17 avril 2008, ajusté le 03 mai 2010 et le 03 mai 2011, adopté le 04 mai 2011

(modifications sous réserve de l’approbation par l’AG du 24 Avril 2012)

Le présent règlement est un complément aux statuts du Cercle de Géographie et Géologie (a.s.b.l.) Il est recommandé à chaque membre du Comité de le lire attentivement. Les membres du Bureau sont également invités à prendre connaissance des statuts du cercle.

Titre  Ier : Du conseil d’administration

Article 1er. Le Comité du cercle est composé comme suit et ses obligations minimales sont les suivantes :

  • Un Président : Il assure la gestion journalière du cercle, coordonne l’ensemble de ses activités, le représente à l’intérieur et à l’extérieur de l’U.L.B.. Il est chargé de faire reconnaître le cercle par les autorités compétentes (Commission Culturelle de l’université, Rectorat, etc.). Si le Comité le lui demande, il devra également faire reconnaître le cercle par les associations auquel le cercle est en droit d’appartenir. Enfin, et pour autant qu’il ne se représente pas l’année suivant son mandat, il sera chargé d’organiser les élections.
  • Un Vice-président interne: Il est responsable de la gestion courante du cercle, de cette façon, il  sera chargé de la gestion des permanences journalières, des stocks et de la caisse bar pour laquelle il devra rendre un rapport mensuel au trésorier. Il sera également responsable de l’organisation d’activités, comme des après-midis et des pré-TD’s, attrayantes pour lesquelles il prendra les décisions en concertation avec les barmens. Enfin, il veillera à la propreté du local et au tri des déchets pour en faire un endroit agréable.
  • Un Vice-président externe: Il s’occupe des relations extérieures du cercle, dans ce cadre, il sera responsable des relations avec l’Association des Cercles Etudiants (A.C.E.) de l’U.L.B., ainsi qu’avec les anciens étudiants, notamment dans le cadre d’éventuelles activités à organiser avec ces derniers. Il est responsable de l’organisation des activités se déroulant hors du cercle comme les TD’s et les soupers.
  • Un Trésorier : Il gère les finances du cercle, tient les comptes, les présente suite à toute demande lors des réunions régulières. Il est également chargé de la trésorerie des activités (en commun avec les Délégués concernés), ainsi que de leur budgétisation préalable. Il présente son bilan financier à l’assemblée générale ordinaire et le transmet ensuite au secrétaire.
  • Un Secrétaire : il rédige les procès-verbaux des réunions régulières et assemblées générales, est chargé de leur correspondance et tient les archives. Il est  aussi responsable de la coordination des Délégués communication. Il introduit, pour le début de l’année académique suivante au plus tard, les documents nécessaires à la reconnaissance du cercle auprès de la Commission Culturelle et du greffe du tribunal.
  • Un Délégué Culture–Social-Librex : il organise des activités culturelles diverses et promeut le principe du Libre Examen. Si une fonction de Délégué CGEO auprès du Cercle du  Libre Examen existe, il occupe cette place en priorité. Il siègera également aux réunions culturelles et sociales de l’ACE.
  • Deux Délégués Bar-Fournitures : ils sont responsables de la tenue du bar lors des activités où celui-ci est assumé par le cercle.  Ils doivent également gérer le stock de boissons, calculer la quantité et le coût des boissons nécessaire à la tenue de toute évènement. Le résultat de cette étude devra être soumis au bureau au plus tard la veille des achats pour approbation. Ils seront également responsables d’éditer une liste de prix attractifs et d’action promotionnelles suivant la demande bibitive. Toutefois ils devront toujours recevoir l’approbation du bureau avant de pouvoir appliquer leurs résolutions. Ils devront  aussi faire les achats et rendre les vidanges. Enfin ils gèreront  et rangeront  le local du cercle. Ils peuvent y organiser des activités, dans le respect de l’article 3 des statuts du CGEO.
  • Deux Délégués Communication : ils devront chacun appartenir à une section différente. Ils sont responsables de la communication entre le comité et le reste des membres du cercle. Dans ce cadre, ils sont chargés de passer de façon régulière dans les différentes classes, sections et services de Géographies et Géologie afin d’informer les membres, percevoir les préventes ou les inscriptions de toute activité organisée par le cercle. Ils sont aussi responsables de la propagation des informations relatives au cercle par voie d’affichage, ceci de la conception à l’apposition. Ils doivent également et dans la mesure du possible, recueillir tout matériel pouvant faciliter la réussite des membres du cercle (cours dactylographiés, travaux d’année précédente, slides, etc.). Ce matériel devra être rendu aisément accessible (par exemple via le site Internet du cercle).
  • Un Délégué Event: Il est responsable des sorties du cercle (weekend comité, St Verhaegen, St Ruth, 24h vélo,…) et de la participation du cercle à toutes activités organisées au sein de l’U.L.B. (6h cuistax, beach volley, festival de la chanson estudiantine,…). Il s’occupe également de l’organisation du barbecue de fin d’année et du banquet annuel avec l’aide des membres du bureau.
  • Un Délégué Géonews-photos :  il est responsable de l’édition du magazine du CGEO (Geonews). Ceci implique notamment qu’il rédige et recueille des articles, des ragots,…, les met en page, veille à ce qu’il soit distribué à tous les membres et à ce que des publicités compensent le mieux possible le coût de l’opération. Ils doivent aussi prendre des photos lors des activités organisées par le cercle et les transmettre rapidement au Délégué webmaster.
  • Un Délégué Sport : il organise des activités sportives diverses (par exemple : tournois de mini-foot, de kicker, de tennis, de paintball, etc.). Il sera responsable d’inscrire un maximum d’équipe aux « Interfac » sportives ou à toute activité sportive se déroulant dans le cadre universitaire. Il doit également faire en sorte que le cercle bénéficie de tout avantage sportif qui lui revient à l’ULB.
  • Un Délégué Webmaster : il est responsable du site Internet du cercle et de son forum, ceci inclus notamment leur mise à jour régulières et leur bon fonctionnement. Il doit être administrateur des mailing-lists de chaque année pour les deux sections et en donner l’accès aux Délégués communication.
  • Un Délégué Eco-responsable:  Le délégué éco-responsable est le délégué qui s’occupe des projets touchant à la « qualité de vie » des cercles et des personnes y étant investies. Les attributions de la cellule éco-responsable de l’année à venir sont les projets Build the Cerk et Modus Vivendi. Build The Cerk a pour projet d’améliorer les infrastructures des cercles en voulant par exemple créer une maison des cercles sur le Solbosch. La cellule éco-responsable peut cependant travailler sur n’importe quel aspect lié aux infrastructures des cercles en général. Modus Vivendi tente d’améliorer les comportements à risques que les étudiants ont en faisant la fête. Plusieurs points sont abordés comme la consommation d’alcool, les rapports non protégés, etc.Bien entendu d’autres projets touchant à la qualité de vie des cercles peuvent être ajoutés au fur et à mesure de l’année. Le délégué éco-responsable, pour être éligible, doit avoir fait au moins une année de comité de cercle au moment de se présenter.

Article 2. Lors des activités organisées par le cercle, les membres du Comité porteront un ou plusieurs signes distinctifs. Ceux-ci sont laissés à l’appréciation du Comité en place. La décision se prendra en réunion de cercle.

Article 3. Le trésorier doit être informé de tout achat du cercle avant que celui-ci ait lieu. Il pourra également rendre un avis consultatif.

Titre  II : Des élections directes et cooptations

Section I : Des élections

Article 4. Les élections directes se font par dépôt d’un bulletin de vote secret dûment validé, dans une urne établie à l’université, pendant au moins deux jours ouvrables.

Article 5. Lors des élections :

  • les votants ne peuvent voter que pour un candidat par poste ;
  • chaque votant représente une voix pleine et entière pour chaque candidat ;
  • tout bulletin de vote non conforme est annulé.

Article 6. S’il n’y a qu’un seul candidat à un poste, ce dernier reçoit un score, construit comme suit : une voix « pour » crédite le candidat de 1 point, une voix « contre » lui enlève 1 point, une abstention n’influence pas le score. Le candidat est élu s’il obtient un score positif. Si le score est négatif ou nul, le candidat ne sera élu pour ce poste. Le Comité aura alors recours aux cooptations.

Article 7. Pour les postes dédoublés de Communication et Barman, deux listes sont présentées, l’une pour les candidats géographes, l’autre pour les candidats géologues. Chaque électeur peut voter dans les deux listes. Dans chacune des deux listes, le candidat ayant récolté le plus de voix sera élu. S’il n’y a pas de candidat pour une des deux listes, ce sont les deux candidats ayant récoltés le plus de voix dans l’autre liste qui seront élus.

Article 8. En cas d’égalité lors des élections directes, le vote est reporté en cooptation sauf dans le cas où l’égalité porte sur un des postes du bureau. Dans ce dernier cas, un second tour d’élection directe doit être organisé avec uniquement les candidats pour lesquels il y avait égalité. Si l’égalité se représente, le vote est reporté en cooptations et, si nécessaire, les membres du bureau nouvellement élus trancheront.

Section II : Des cooptations

Article 9. C’est le Bureau nouvellement élu qui décide de la date des cooptations et qui en fait la publicité, au minimum par voie électronique. Les cooptations devront avoir lieu, autant que possible, la semaine qui suit les élections. Il peut y avoir une date supplémentaire dans le courant du mois de septembre si nécessaire. Les dates seront fixées au moins quatre jours à l’avance.

Article 10. les membres effectifs désirant être cooptés doivent faire parvenir un courriel ou une lettre au Bureau du cercle, au moins trois jours avant la date des cooptations.

Article 11. Lors des cooptations :

  • les votants sont tous les membres formant le Comité directement élu ;
  • lors de cette séance, les votes se font à bulletin secret ;
  • les possibilités de vote sont « pour » ou « contre » la cooptation du membre ;
  • la décision se prend à la majorité simple.

Article 12. Lors de toute cooptation, on veillera particulièrement à ce que le contenu des articles 31 et 32 des statuts du cercle soient toujours bien respectés.

Article 13. Si l’ensemble des mandats sont occupés, le Comité directement élu peut coopter tout membre effectif dans le but de renforcer certains postes de Délégués déjà occupés. Toutefois, il ne peut  y avoir qu’une personne supplémentaire par poste. Le nombre de postes de Délégués pouvant être occupés par une personne supplémentaire est limité à 3.

Titre  III: Des membres

Article 14. Toute personne physique ou morale effectuant un don financier au cercle pour un montant équivalent au minimum à cent euros sera automatiquement élevé au rang de membre d’honneur.

Article 15. Un membre du conseil d’administration peut faire l’objet d’une demande d’exclusion du cercle s’il commet une ou plusieurs fautes graves et contraires aux intérêts ou à la bonne gestion du cercle.

Article 16.Lors d’une réunion du Comité, un ou plusieurs membres peuvent demander l’exclusion d’ un autre membre. Le ou les demandeurs doivent impérativement motiver leur demande. L’ensemble du Comité vote ensuite à la majorité simple (pour ou contre) la recevabilité de la demande d’exclusion.

  • Si la majorité simple est atteinte, une assemblée générale devra se tenir dans les 30 jours suivant la réunion. Lors de l’assemblée générale, un débat serein sera organisé entre le ou les demandeurs de l’exclusion et l’intéressé. Le président, ou à défaut un membre du Bureau non impliqué dans le débat aura la responsabilité de police. Le débat est suivit du vote. Les possibilités du vote sont « pour » ou « contre » l’exclusion du membre. Pour que le membre en question soit exclu du cercle, la majorité à atteindre lors du vote est de 2/3. Si la majorité des 2/3 n’est pas atteinte, le membre n’est pas exclu et il ne peut y avoir de nouvelle demande d’exclusion concernant la même personne pour le (les) même(s) objet(s) de plainte durant soixante jours à compter du jour de la demande d’exclusion.
  • Si la majorité simple n’est pas atteinte, la demande d’exclusion est abandonnée et il ne peut y avoir une nouvelle demande d’exclusion concernant la même personne pour le (les) même(s) objet(s) de plainte durant trente jours à compter du jour de la demande d’exclusion.

Article 16.2 Afin d’éviter un recrutement de nouveaux membres ne servant qu’à des fins électorales, aucun nouveau membre effectif et adhérant ne sera accepté après les vacances de printemps fixées par le calendrier académique de l’Université Libre de Bruxelles. Seul les membres bourgeois seront acceptés après cette date.

Titre IV : Des réunions

Article 17. Tout candidat s’engage à participer à l’ensemble des réunions et assemblées du cercle, et à prévenir un membre du Bureau de tout empêchement au plus tard la veille de la réunion.. Le Comité se donne le droit de noter les présences, les excusés et les absences injustifiées. Les personnes excusées sont celles qui ont bel et bien prévenu un membre du Bureau, présent à la-dite réunion ou assemblée, de leur absence. À la troisième absence injustifiée, le Comité de cercle peut décider par un vote à la majorité des deux tiers de retirer la carte ACE de la personne incriminée.

Article 18. L’ordre du jour des réunions est établi par le président en concertation avec les membres du bureau.

Article 19. Tout membre du cercle peut demander à mettre un point à l’ordre du jour, pour autant que ce point soit en rapport avec les fonctions et les objectifs du cercle.

Article 20. Le mode de fonctionnement normal des réunions de cercle est le consensus. Cependant, un administrateur peut toujours demander de voter une décision à prendre. Le vote devient alors obligatoire. Les propositions impliquant le cercle pour un montant supérieur ou égal à cent euros doivent toujours être votées. Pour qu’une proposition votée soit adoptée, elle doit recueillir la majorité simple des voix présentes au sein du Comité ainsi que la majorité simple des voix présentes au sein du Bureau.

Article 21. Le président (ou son remplaçant) assure la police des séances. Il pourra limiter le temps de parole des différents intervenants sans discrimination, retirer la parole à l’un des intervenant s’il estime que celui-ci s’écarte du débat, et clôturer les débats lorsqu’il estime que le Cercle est suffisamment informé.

Article 22. Tout Délégué est tenu de faire un compte rendu lors de la réunion de Cercle suivant une activité pour laquelle sa responsabilité a été engagée.

Article 23. Les délibérations du conseil d’administration sont constatées par des procès-verbaux signés par au moins deux membres du Bureau qui ont été présents aux délibérations et aux votes. Ces procès verbaux sont inscrits dans un registre spécial.


Titre V : De la modification du présent règlement

Article 24. Les conditions et modalités de toute modification au présent règlement sont décrites par les statuts du Cercle, Titre VI, article 50.

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